Quel est le

calendrier type d'une élection professionnelle

menée par voie électronique ?

L'élection doit se dérouler en respectant les délais légaux propres à toute élection des délégués du personnel et/ou des représentants au Comité d'entreprise ; en particulier :

  • L'initiative de l'élection doit être prise au plus tard 45 jours avant l'expiration des mandats en cas de renouvellement de l'institution. En cas de demande émanant d'un salarié ou d'une organisation syndicale, la procédure doit être engagée dans un délai d'un mois suivant la réception de cette demande ;
  • L'annonce de l'élection doit être affichée dans les établissements au maximum 45 jours avant la date du 1er tour ;
  • En cas de renouvellement de l'institution, les organisations syndicales doivent être invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir leurs listes de candidats au plus tard un mois avant l'expiration des mandats ; de plus, le premier tour doit être organisé dans la quinzaine précédant l'expiration des mandats. En pratique, les organisations syndicales ont vocation à être tenues informées et à être invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral dès l'annonce de l'élection ;
  • Les listes électorales doivent être affichées dans les établissements 4 jours au moins avant la date du 1er tour, toute contestation sur l'électorat devant être déposée dans les 3 jours suivant la date d'affichage des listes électorales ; En général, les listes sont souvent publiées 10 à 15 jours avant le premier tour ;
  • Les listes de candidats doivent être reçues dans des délais compatibles avec l'organisation matérielle du scrutin. Dans le cas du vote électronique, une date limite de réception des candidatures fixée au plus tard le jour prévu de l'envoi des identifiants et des mots de passe aux électeurs est souhaitable, afin de permettre la publication des listes sur le site de vote, pour consultation par les électeurs dès la réception de leurs codes d'accès ;
  • Le deuxième tour doit avoir lieu dans un délai de 15 jours après le 1er tour ; dans le cas du vote électronique, dans la mesure ou les scrutins peuvent être organisés sur plusieurs jours, nous conseillons une interprétation de cette obligation consistant à comparer la date d'ouverture du premier tour à la date d'ouverture du second tour ;
  • Le procès-verbal des élections doit être transmis dans les 15 jours, en double exemplaire, par l'employeur à l'inspecteur du travail ;
  • Toute contestation des résultats de l'élection doit être déposée dans les 15 jours suivant l'élection.

Le vote électronique, tout en assouplissant certaines contraintes lorsqu'il est accompagné de la suppression du vote par correspondance, ajoute certaines étapes dans le processus de vote, comme l'envoi des codes d'accès aux utilisateurs ou la séance de test et de scellement du système de vote avant l'ouverture des scrutins.

Un calendrier indicatif type, tenant compte des obligations légales et des caractéristiques d'un scrutin électronique, est présenté ci-après, dans le cas d'une élection à deux tours. Il va de soi qu'il doit être adapté en fonction de chaque situation. Les dates indiquées sont définies en référence à la date du premier tour, notée "J", supposée être un mardi. Les délais en jours indiqués sont des délais calendaires.

Préconisation de planning / calendrier pour les élections professionnelles

Dates clésPréconisation Règles et conseils
Annonce de l'électionLundi J-43L'élection doit être annoncée par voie d'affichage au maximum 45 jours avant la date du premier tour. Une annonce au plus tôt à partir du 45ème jour précédant le premier tour est conseillée afin de disposer d'un délai suffisant pour organiser l'élection et préparer les scrutins.
Invitation des organisations syndicalesLundi J-43Dans le cas d'un renouvellement de l'institution, les organisations syndicales doivent être invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir leurs listes de candidats au plus tard un mois avant l'expiration du mandat des délégués ou représentants du personnel en exercice. Parallèlement, le premier tour des élections doit avoir lieu dans la quinzaine précédant l'expiration de ce mandat. Dans tous les cas, il est conseillé d'inviter les syndicats au plus tôt après l'annonce de l'élection.
Publication des listes électoralesLundi J-15Le code du travail stipulant qu'une contestation sur l'électorat doit être déposée dans les 3 jours suivant la date d'affichage des listes électorales, celles-ci doivent en principe être affichées dans les établissements au moins 4 jours avant la date du 1er tour. En pratique, une publication des listes 15 jours avant le premier tour est conseillée, afin de laisser suffisamment de temps pour des modifications éventuelles, avant l'envoi des codes d'accès aux électeurs.
Limite de dépôt des candidatures du 1er tourVendredi J-11Les listes de candidats doivent être déposées dans des délais compatibles avec l'organisation matérielle du scrutin. En pratique, une date limite de réception fixée au jour ouvré précédant la date prévue d'envoi des codes d'accès aux utilisateurs du système de vote permet : 1° d'éviter l'envoi prématuré des codes en cas de carence de candidat ; 2° d'enregistrer toutes les listes sur le site de vote avant que les utilisateurs munis de leurs codes d'accès ne puissent les consulter.
Limite de signature du protocole d'accord préélectoralVendredi J-11Les courriers destinés aux utilisateurs du système de vote rappelant les dates et modalités de l'élection, il est fortement recommandé que le protocole d'accord préélectoral, qui fixe ces paramètres, soit signé avant la date d'envoi des courriers.
Publication de la note d'information des salariésLundi J-8Il est recommandé que la note d'information des salariés, accompagnée de ses annexes, soit établie et publiée sur le système de vote au jour d'envoi des courriers destinés aux utilisateurs du système de vote.
1er tourEnvoi des codes d'accèsLundi J-8Dans le cas d'un envoi postal, un délai de 6 jours ouvré est conseillé entre la date d'envoi des codes d'accès aux utilisateurs et la date du 1er tour. En cas de carence, il peut-être préférable d'attendre le second tour pour envoyer les codes d'accès afin de limiter les risques de perte de codes.
Limite de dépôt des professions de foiVendredi J-4Les professions de foi des listes de candidats peuvent être reçues et importées dans le système de vote au fil de l'eau jusqu'au scellement de celui-ci. En pratique, il est conseillé d'annoncer une date de fin de dépôt des professions de foi deux jours ouvrés avant l'ouverture des scrutins.
Scellement du système de voteLundi J-1
14:00
La veille du 1er tour est recommandée pour organiser la séance de test et scellement du système de vote, afin de permettre des enregistrements et mises à jour tardives des listes, et de rapprocher les contrôles effectués de la date d'ouverture effective des scrutins.
Ouverture des scrutinsMardi J
09:00
Le vote électronique autorise une ouverture des scrutins sur plusieurs jours. En général, une ouverture sur deux à trois jours est souvent retenue.
Clôture des scrutinsJeudi J+2
17:00
DépouillementJeudi J+2
17:30
Le dépouillement des urnes est généralement effectué le jour même ou le lendemain de la fermeture des scrutins.
2ème tourAppel à candidaturesVendredi J3A effectuer au plus tôt dès le constat de la nécessité d'organiser un second tour.
Envoi des codes d'accèsLundi J+6Dans le cas où tous les codes d'accès n'auraient pas été envoyés avant le premier tour, un envoi des codes 6 jours avant le deuxième tour est recommandé.
Limite de dépôt des candidaturesJeudi J+9Une date limite de dépôt des candidatures précédant de 3 jours la date d'ouverture du deuxième tour est recommandée, afin de laisser suffisamment de temps aux électeurs entre le 1er et le 2ème tour pour se porter candidats et établir leurs listes. De plus, la mise en ligne concomitante (i.e. le jour de la date limite de dépôt des candidatures) de toutes les listes déposées permet un temps de consultation identique pour toutes les listes.
Limite de dépôt des professions de foiVendredi J+10Les professions de foi des listes de candidats peuvent être reçues et importées dans le système de vote au fil de l'eau jusqu'au scellement de celui-ci. En pratique, il est conseillé d'annoncer une date de fin de dépôt des professions de foi deux jours ouvrés avant l'ouverture des scrutins.
Scellement du système de voteLundi J+13
14:00
Le deuxième tour doit avoir lieu dans un délai de 15 jours après le 1er tour. Un planning identique à celui du premier tour, décalé de deux semaines est recommandé.
Ouverture des scrutinsMardi J+14
09:00
Clôture des scrutinsJeudi J+16
17:00
DépouillementJeudi J+16
17:30
Envoi des résultats à l'inspection du travailVendredi J+17Le procès-verbal des élections doit être transmis dans les 15 jours, en double exemplaire, par l'employeur à l'inspecteur du travail

Pour en savoir plus sur les dispositions légales relatives aux élections professionnelles, consulter notre Guide des élections professionnelles


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