Faut-il préférer une distribution des identifiants et des mots de passe par lettre postale ou par courrier électronique ?

Les deux choix sont possibles et compatibles avec les obligations légales. Chaque mode d'envoi présente cependant des avantages spécifiques :

• La distribution des identifiants et des mots de passe par lettre postale (simple) offre un niveau de sécurité élevé. En pratique, elle peut être mise en oeuvre de deux manières : par l'envoi de courriers individuels à chaque destinataire (l'adresse personnelle devant être préférée à l'adresse professionnelle), ou par remise en main propre par une personne habilitée au sein de l'organisation (par exemple le Gestionnaire ou le Correspondant de l'établissement). Dans ce dernier cas, la ou les personnes désignées au sein de chaque établissement reçoivent ou se voient remettre en main propre une enveloppe contenant les courriers individuels fermés destinés à chaque utilisateur. Cette dernière option permet de s'assurer que chaque destinataire a bien reçu ses codes d'accès ; elle convient à des établissements de taille limitée.
• La distribution des identifiants et des mots de passe par courrier électronique est la solution la plus adaptée pour des salariés peu présents dans l'entreprise, disposant d'une adresse électronique à usage personnel, et n'ayant pas nécessairement l'opportunité de recevoir - dans les délais de l'élection ou de la consultation - un courrier à leur domicile. De plus cette solution permet si nécessaire un envoi rapproché de la date d'ouverture des scrutins, voire un envoi en urgence pendant la période d'ouverture des scrutins (en cas de perte de ses codes d'accès par un salarié, un envoi par courrier électronique peut être la seule solution pour lui faire parvenir de nouveaux codes). Ce mode d'envoi est toutefois exposé à des risques d'interception, en particulier en cas d'envoi massif via les adresses électroniques professionnelles des destinataires.

Le choix du mode de distribution le plus adapté à votre organisation dépend de votre situation et du contexte particulier de l'élection ou de la consultation, au regard des caractéristiques qui précèdent.

Dans la majorité des cas, un premier envoi par courrier postal au domicile des destinataires est privilégié ; en cas de perte d'identifiants et/ou de mots de passe survenant alors que les scrutins ont déjà été ouverts (ou à une date ne laissant pas suffisamment de temps pour un envoi postal avant l'ouverture des scrutins), des envois par courrier électronique générés selon une procédure sécurisée sont effectués.

Question précédente : L'utilisation de la Solution de NEOVOTE réclame-t-elle une déclaration à la CNIL ?
Question suivante : Un utilisateur a perdu son identifiant ou son mot de passe, quelle est la démarche à suivre ?