Assemblées Générales

assemblée générale

Organiser une assemblée générale suppose de mettre en oeuvre des modalités de vote adaptées aux différents participants, qu’ils soient ou non présents le jour de l’assemblée.

Le taux de participation est un enjeu important, en particulier lorsque des seuils doivent être franchis.

Par ailleurs, les règles propres à certaines assemblées (pondération des votes, parité, quorums, votes multiples…) doivent être prises en compte.

La plateforme multi-canal, multi instances, et sur-mesure de Neovote répond à ces différents enjeux.

Plateforme multi-canal

Afin de maximiser la participation quelles que soient les conditions d’organisation des assemblées, Neovote propose trois grandes modalités de vote :

  1. Le vote par boîtiers est particulièrement adapté lorsque des résolutions, non définies à l’avance, doivent être soumises au vote lors de l’Assemblée. Il permet de fiabiliser l’expression des votes et d’accélérer la restitution des résultats ;
  2. Le vote par correspondance ou par procuration permet aux membres non présents le jour de l’assemblée d’exprimer leurs votes. Il demeure incontournable lorsque le vote électronique à distance n’est pas prévu, ou lorsque certains actionnaires ou adhérents ne sont pas en situation de voter de manière dématérialisée ;
  3. Le vote par Internet répond à toutes les situations de vote : il permet de voter soit à distance, soit sur place (via des smartphones, des tablettes, des ordinateurs, ou des bornes de vote). Tout comme le vote par boîtiers, il fournit très rapidement les résultats. Lorsqu’il peut être généralisé, le vote par Internet réunit les avantages des deux modalités précédentes, à des coûts moindres.

Ces différentes modalités utilisées lors des assemblées peuvent être conjuguées. Dans ce cas, Neovote assure la consolidation des résultats issus des différents canaux de vote.

Plateforme multi-scrutins

Outre le vote de résolutions, la plateforme de Neovote permet de gérer tous les scrutins liés aux assemblées et au renouvellement des instances de gouvernance :

  • Les élections d’administrateurs ; ces élections obéissent à des dispositions légales particulières lorsqu’elles concernent les représentants des salariés au conseil d’administration ;
  • Les élections des délégués de sociétaires ou d’adhérents ; ces élections peuvent atteindre des volumétries très importantes justifiant la mobilisation de moyens de lecture optique efficaces à grande échelle lorsqu’elles prévoient le vote par correspondance ;
  • Les élections des membres du bureau d’une association ; ces élections sont généralement régies par les statuts de l’association. Lorsque les statuts prévoient le vote électronique à distance, cette modalité est généralement la plus adaptée.

La solution de Neovote permet de conjuguer plusieurs scrutins au cours des mêmes assemblées, par exemple le vote de résolutions et l’élection des membres du conseil d’administration.

Plateforme sur-mesure

Utilisée depuis plusieurs années par les plus grandes entreprises et associations, la solution Neovote répond à l’ensemble des exigences et des règles des assemblées, telles que :

  • la pondération des votes en fonction du nombre de voix de chaque votant ;
  • la possibilité de voter en plusieurs langues ;
  • les règles de parité (ex : choix équilibré de candidats homme ou femme) ;
  • la possibilité de répartir ses voix entre plusieurs bulletins, pour le même vote ;
  • les droits de vote multiples d’un mandataire représentant plusieurs entités ;
  • l’application de seuils particuliers pour le calcul des résultats.

Exemples de cas clients :

  • Pour une Mutuelle : mise en œuvre conjointe du vote par Internet et du vote par correspondance, à l’échelle de 150 000 électeurs. Dépouillement par lecture optique des votes par correspondance et consolidation automatisée avec les votes par Internet ;
  • Pour une Association : généralisation du vote par Internet à l’échelle de 6 000 adhérents. Envoi dématérialisé des codes d’accès aux adhérents ; dépouillement des votes le jour de l’assemblée, après l’expression des votes sur place par les participants présents et la prise en compte des votes par procuration ;
  • Pour une Confédération syndicale : mise en œuvre du vote électronique pour les élections du Bureau National via 30 bornes de vote tactiles à l’occasion du Congrès pluriannuel du syndicat ;
  • Pour une Entreprise dont les actionnaires sont présents sur les 5 continents : vote de résolutions par Internet ; gestion des droits de vote multiples de certains actionnaires ;
  • Pour une Fédération sportive : mise en œuvre du vote par Internet à l’occasion des assemblées générales ordinaires et extraordinaires, avec la possibilité pour chaque club adhérent de répartir ses voix entre plusieurs bulletins de vote.

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