Fonctions publiques

Pour approfondir

Depuis plusieurs années, les établissements de santé ont recours au vote électronique, à la fois pour leurs élections professionnelles (représentants du personnel aux commissions administratives paritaires, au commissions consultatives paritaires et au comité technique d’établissement – prochainement le comité social d’établissement), pour les élections de la commission des soins infirmiers de rééducation et médico-techniques, et pour les élections de la commission médicale d’établissement.

Le décret n° 2017-1560 du 14 novembre 2017 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du vote électronique par internet pour l'élection des représentants du personnel au sein des instances de représentation du personnel de la fonction publique hospitalière est le texte de référence pour la mise en œuvre du vote électronique dans le cadre de ces élections.

Aux exigences du décret, s’ajoutent celles du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), de la délibération n°2019-053 de la CNIL portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, et des référentiels applicables (RGS, RGAA…).

La solution de Neovote répond à l’ensemble de ces exigences, ainsi qu’aux caractéristiques des différents types de scrutins :

• Scrutins de liste à un tour avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, désignation de titulaires et de suppléants, pour les élections professionnelles (CSE, CAP, CCP) ;
• Scrutins uninominaux à un tour, avec désignations de titulaires et de suppléants, pour les élections de la CSIRMT ;
• Scrutins uninominaux à deux tours, avec désignations de titulaires et de suppléants, pour les élections de la CME (deuxième tour nécessaire pour les candidats n’ayant pas obtenu la la majorité absolue des suffrages exprimés et un nombre de suffrages au moins égal au tiers du nombre des électeurs inscrits).

Avec près de 1 000 élections menées dans la fonction publique hospitalière depuis 2017, dont plusieurs centaines d’élections professionnelles concomitantes le 6 décembre 2018, Neovote dispose actuellement de l’expérience la plus approfondie en France, auprès d’établissement de toutes tailles, parmi lesquels la majorité des CHU.

Pour chaque projet qui lui est confié, Neovote désigne un consultant expérimenté, spécialiste des élections et du vote électronique, chargé d’accompagner l’ensemble du processus électoral.

Principal interlocuteur du chef de projet désigné par l’Etablissement, le consultant Neovote a notamment pour mission de :

• Créer le dossier correspondant aux élections dans l’application de Neovote ;
• Etablir le calendrier prévisionnel, dans le respect des délais applicables ;
• Conseiller la direction sur les choix fonctionnels et techniques à effectuer, les analyses à mener (choix du niveau d’objectif de sécurité, analyse d’impact), dans le respect des obligations légales et de l’état de l’art du vote électronique ;
• Proposer une décision administrative, un protocole d’accord préélectoral ou un règlement électoral décrivant précisément les règles applicables aux scrutins ainsi que les modalités d’organisation et de mise en œuvre des élections, dans le respect des textes applicables ;
• Présenter le fonctionnement du système de vote aux acteurs internes ;
• Préparer et transmettre aux services concernés les trames des fichiers à établir ;
• Intégrer les données et les documents électoraux dans la solution de Neovote ;
• Etablir la notice d’information à l’attention des électeurs ;
• Organiser les tests préalables requis par les textes ;
• Assurer la formation des membres des bureaux de vote une fois ceux-ci désignés ;
• Tout au long du projet, s’assurer de l’intégrité et de la conformité des documents édités ;
• Alerter les responsables concernés de tout retard ou risque identifié ;
• Dans la perspective du scellement du système de vote puis du dépouillement, planifier les interventions de Neovote en assurant le niveau de présence attendu ;
• Le jour du scellement puis le jour du dépouillement, s’assurer du bon déroulement des opérations, avec le niveau d’accompagnement attendu de la part de Neovote.

Parallèlement, les équipes techniques de Neovote installent et paramètrent la plateforme de vote dédiée aux élections, prennent en charge la transmission des notices de vote à l’attention des électeurs selon les modalités prévues, mettent en place le support électeurs (accessible 7J/J et 24h/24 via un numéro vert dédié et un formulaire en ligne), supervisent le bon déroulement des opérations.

Les procès-verbaux de résultats sont édités automatiquement, ainsi que les listes d’émargement, la liste des élus, la synthèse des résultats. L’archivage légal peut être pris en charge par Neovote (dans une infrastructure de coffre-fort électronique dédiée) ou assurée par l’Administration, dans ce dernier cas destinataires de CD-ROM non réinscriptibles préparés et transmis par Neovote.