vote en réunion cse
Expérience étendue
Neovote accompagne avec succès les votes à bulletins secrets lors des réunions CSE par visioconférence.
Les équipes déploient des technologies et documentations éprouvées, couplées à une méthodologie de conduite du changement.
La solution permet d’organiser des votes groupés ou séquentiels :
– Gestion des rôles titulaires et suppléants
– Ouverture et clôtures manuelles disponibles
– Périmètre scellé avec preuves de vote et journal chaîné
Les processus de désignation côtoient les votes de résolutions au sein de la même cinématique de vote expertisée.
Dans les secteurs éloignés de l’outil informatique, des expériences de vote spécifiques sont développées.
Plusieurs milliers de PME font appel à Neovote pour l’organisation de leurs scrutins, aux côtés de 33 groupes CAC et cabinets partenaires : Deloitte, Mazars, BDO, Jeantet, Fromont-Briens, Darrois-Villey etc.
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Pour approfondir
L’article L2315-4 du Code du travail autorise le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique, avec la limite de trois réunions par an en l’absence d’accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel, sans limite du nombre de réunions en présence d’un accord.
L’article D2315-1 du Code du travail précise les conditions dans lesquelles les membres du CSE, réunis en visioconférence, peuvent exprimer leurs votes par voie électronique.
Trois conditions doivent impérativement être respectées :
- Le système de vote électronique utilisé doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
- • Lorsque le vote est secret, le système doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote ;
- Les participants doivent disposer d’une durée identique pour exprimer leurs votes, à compter de l’ouverture du vote indiquée par le président du comité.
Ces conditions imposent de choisir un système de vote par Internet offrant les mêmes garanties d’intégrité, de disponibilité et de sécurité qu’un système de vote utilisé dans le cadre de scrutins professionnels.
Aussi, Neovote accorde le même soin à l’organisation des votes en réunion CSE qu’aux élections professionnelles, avec la mise en place d’une plateforme expertisée respectant d’une part les conditions et modalités de mise en œuvre du vote électronique pour les élections de la délégation du personnelle au comité social et économique, d’autre part la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.
En pratique, la mise en œuvre du vote par Internet dans le cadre d’une réunion du CSE se déroule selon les grandes étapes suivantes :
- Dans un premier temps, l’employeur transmet à Neovote, via une plateforme d’échange sécurisée mise à disposition par Neovote, un fichier contenant les données personnelles nécessaires à l’inscription des participants et à la transmission des codes d’accès au site de vote, ainsi que les textes de la ou des questions soumises au vote et les éventuels documents associés ; à ce stade, la liste exacte des participants à la réunion n’est pas nécessairement connue : aussi les membres titulaires et les membres suppléants peuvent être inscrits, avant les retraits nécessaires des titulaires absents, ou des suppléants des titulaires présents, effectuées au démarrage de la réunion ;
- Neovote installe et configure la plateforme de vote et les services associés : serveur principal, serveur de secours, numéro vert dédié de l’assistance téléphonique, support en ligne, dispositifs de supervision ;
- Au démarrage de la réunion, la liste des inscrits est ajustée en fonction des participants effectivement présents, puis les identifiants d’accès au site de vote sont adressés sous une forme dématérialisée aux participants ;
- La parfaite préparation du système est ensuite vérifiée, sous le contrôle du « bureau de vote » constitué pour la réunion. Le bureau de vote est formé de trois participants, auxquels sont adressés, sous une forme dématérialisée (email ou sms), les clés de déchiffrement permettant le dépouillement des urnes à l’issue des votes. Puis le système de vote est scellé ;
- Pendant la durée du vote, qui peut définie à l’avance ou laissée à l’appréciation du président du bureau de vote, les membres du bureau de vote peuvent suivre le bon avancement du vote, et notamment le taux de participation et la liste d’émargement ;
- Dès que la clôture du vote est prononcée, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement, permettant ainsi le dépouillement des urnes et l’affichage des résultats ; un procès-verbal est édité automatiquement, pour signature par les membres du bureau de vote ;
- En l’absence de recours, les données confiées à Neovote sont détruites, en conformité avec les exigences légales.
Un consultant Neovote, expert des relations sociales, accompagne ce processus.