Sociétés et associations
Expérience étendue
Neovote accompagne avec succès les instances de gouvernance par voie électronique.
Les équipes déploient des technologies et documentations éprouvées, couplées à une méthodologie de conduite du changement.
La solution permet d’organiser des votes groupés ou séquentiels :
– Gestion des procurations
– Pondération sécurisée des voix
– Quorums d’ouverture et de participation
– Votes préférentiels
Les processus électoraux côtoient les votes de résolutions au sein de la même cinématique de vote expertisée.
Dans les secteurs éloignés de l’outil informatique, des expériences de vote spécifiques sont développées.
Plusieurs milliers de PME font appel à Neovote pour l’organisation de leurs scrutins, aux côtés de 33 groupes CAC et cabinets partenaires : Deloitte, Mazars, BDO, Jeantet, Fromont-Briens, Darrois-Villey etc.
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Pour approfondir
Le Covid 19 a placé de nombreuses organisations devant la nécessité d’organiser à distance les votes de leurs instances de gouvernance : conseils de surveillance, conseils d’administration, conseils de gestion, séances parlementaires, etc.
La solution de vote par Internet « séquentiel » proposée par Neovote répond spécifiquement au besoin d’organiser des votes sécurisées en réunion.
La veille ou le jour même de la réunion, les participants reçoivent de Neovote leurs codes d’accès personnel au site de vote. La méthode d’authentification retenue et les modes de transmission des codes d’accès (email, sms) sont choisis en fonction des objectifs de sécurité visés et des données disponibles sur chaque participant.
La connexion au site de vote s’effectue sans aucune installation via n’importe quel ordinateur, tablette, smartphone équipé d’un navigateur Internet respectant les règles de sécurité applicables.
La connexion au site de vote s’effectue conjointement à la connexion au système de visioconférence utilisé dans le cadre de la réunion.
En réunion, un administrateur désigné orchestre les votes, en ouvrant et clôturant successivement chaque vote au cours de l’Assemblée.
Dès la clôture d’un vote, le dépouillement est déclenché et le système de vote restitue les résultats correspondants ; l’administrateur en prend immédiatement connaissance et peut les rendre visibles de l’ensemble des participants.
L’administrateur est libre de déclencher l’ouverture et la clôture de chaque scrutin en fonction du déroulement de l’Assemblée.
Pour chaque vote, un procès-verbal est édité automatiquement, de même qu’une liste d’émargement. Ces documents sont consolidés dans un procès-verbal et une liste d’émargement uniques à l’issue de l’ensemble des votes.
Les votes peuvent prendre différentes formes : vote de délibérations (avec de nombreux choix possibles de la forme Pour / Contre / Abstention), réponse à des questions (ex : Oui, Non, Ne se prononce pas), choix entre plusieurs options, élection (sélection de 0 à N candidats parmi les candidats présentées).
Les scrutins connus à l’avance sont préparés et paramétrés avant la réunion. Toutefois, l’administrateur peut également créer « à la volée » un nouveau scrutin, rendu nécessaire par le déroulement de la réunion (ex : nouvelle délibération, deuxième ou troisième tour d’une élection).
De plus, l’administrateur peut, avant l’ouverture de chaque scrutin, vérifier le paramétrage de celui-ci et le mettre à jour si nécessaire (par exemple en enregistrant des candidatures déposées au cours de la réunion).
Si l’atteinte d’un quorum de participation, précédant l’ouverture des votes, est requis, les participants à la réunion peuvent être invités à confirmer leur présence au moyen d’un vote préliminaire. La liste d’émargement correspondante constitue une feuille de présence prouvant l’atteinte du quorum.
Avant la réunion Neovote ouvre un service support bilingue français – anglais accessible 7J/7 et 24h/24 via un numéro vert dédié à l’Assemblée et un formulaire en ligne.
Au début de l’Assemblée, et tout au long de son déroulement, l’administrateur peut consulter la liste des participants connectés au site de vote, et déclencher immédiatement le réassort des codes non parvenus à leurs destinataires.
Une seule connexion au site de vote suffit à chaque participant pour exprimer successivement ses votes au cours de la réunion.